Analiza cost-beneficiu a proiectelor de e-government

Inapoi | Acasa | Sus | Inainte

4.3. Analiza cost-beneficiu a proiectelor de e-government

Impactul major al proiectelor de e-guvernare şi poveştile de succes legate de acestea determină uneori instituţiile publice să lanseze proiecte similare, fără a avea ?să la bază o analiză şi un plan bine puse la punct. Guvernarea electronică a cunoscut o dezvoltare deosebită ? ultimii ani, urm?d o direcţie similară cu cea a evoluţiei e-business de la sf?şitul anilor ?90.

?Toate guvernele ar trebui să realizeze o analiză cost-beneficiu exhaustivă, care să cuprindă impactul estimat al proiectului pentru toate categoriile de beneficiari, ?ainte de a lansa un astfel de proiect..?65

Dar la fel ca ? domeniul afacerilor, anumite idei de proiecte sunt supraestimate la o primă vedere şi se dovedesc ne-viabile. Criza dot.com a dus la falimentul multor afaceri bazate pe Internet, atrăg?d atenţia asupra eşecului unor proiecte de e-guvernare şi determin?d instituţiile publice să fie mai circumspecte cu privire la fondurile alocate pentru servicii electronice. ?truc? aceste servicii presupun investiţii serioase şi schimbări interne ? cadrul instituţiei, devine crucială fundamentarea lor printr-o detaliată analiză cost-beneficiu.

Atunci c?d sunt ?trebaţi dacă au realizat o astfel de analiză ?ainte de lansarea iniţiativei, majoritatea responsabililor de proiect răspund negativ. De cele mai multe ori, astfel de analize se realizează doar ? retrospectivă, după finalizarea proiectului, c?d investiţia nu mai poate fi deja recuperată. Din lipsa planificării deficitare, unele proiecte nici nu ajung ? această fază finală, iar evaluările (de cele mai multe ori pozitive) sunt realizate doar pentru proiectele reuşite.

4.3.1. Structura analizei

?70% din proiectele de servicii guvernamentale electronice care nu sunt bazate pe un plan economic solid vor eşua ? obţinerea fondurilor necesare şi ? atingerea obiectivelor propuse.?66

Pentru a evalua proiectele de guvernare electronică, trebuie să comparăm eforturile pe care le presupune proiectul cu impactul estimat. Trebuie aşadar estimate costurile şi beneficiile proiectului, ţin?d seama de riscurile şi durata proiectului.

Elementele principale ale analizei:

  1. Costuri
    • Investiţii interne necesare pentru trecerea de la serviciile tradiţionale la cele electronice
    • Costurile de creare ale unui portal de guvernare electronică
    • Administrare şi mentenanţă
  2. Beneficii
    1. Beneficii pentru instituţie:
    2. Beneficii pentru cetăţeni (sau alţi beneficiari)
    3. Beneficii generale
  3. Riscuri
    1. Riscul politic
    2. Riscul organizaţional
    3. Riscul neutilizării
    4. Riscul tehnologic
    5. Riscul furnizorilor
    6. Riscul de execuţie

A. Costuri

Majoritatea analizelor se opresc doar la costurile operaţionale ale siturilor de guvernare electronică, ignor?d ?costurile legate de infrastructură, integrarea activităţilor din diverse departamente şi instituţii, sau cheltuielile de actualizărilor ulterioare, omisiuni care creează o imagine distorsionată despre eficienţa proiectului.? Este important ca analiza să surprindă toate costurile pe care le implică proiectul:

  1. Investiţii interne necesare pentru trecerea de la serviciile tradiţionale la cele electronice
    • Hardware şi Software
    • Transferul datelor ? format electronic
    • Resurse umane: pregătirea angajaţilor existenţi, recrutare de experţi etc.
    • Restructurarea activităţilor şi a proceselor
  2. Costurile de creare ale unui portal de guvernare electronică
    • Hardware şi software
    • Design şi programare
    • Integrarea bazelor de date
  3. Administrare şi mentenanţă
    • Mentenanţă şi suport tehnic
    • Actualizări
    • Retehnologizare şi modernizare
    • Securizare
    • Informare şi promovare
    • Sprijinirea accesului la Internet al grupului ţintă

B. Beneficii

Multe dintre beneficiile programelor de guvernare electronică sunt dificil de prezis şi cuantificat, dar este important să estimăm aceste beneficii pentru a obţine o imagine completă a utilităţii proiectului:

  1. Beneficii pentru instituţie:
    • Reducerea costurilor de furnizare a informaţiilor şi serviciilor
    • Creşterea eficienţei muncii: timp mai scurt de procesare, reducerea aglomeraţiei de la ghişeuri, reducerea numărului de erori şi pl?geri
    • Colectarea mai rapidă a informaţiilor şi taxelor de la cetăţeni
    • Posibilităţi de creare a unor servicii noi, de integrare a proceselor, de automatizare etc.
    • Noi surse de venituri din servicii contra cost sau din publicitate on-line
  2. Beneficii pentru cetăţeni (sau alţi beneficiari)
    • Posibilitatea de autoservire şi evitare a meandrelor birocratice
    • Satisfacţie sporită datorită accesului non-stop, informării mai bune, serviciilor integrate obţinute ?tr-un singur punct, confortului
  3. Beneficii generale
    • Transparenţă, eliminarea birocraţiei
    • ?bunătăţirea relaţiei dintre administraţie şi cetăţean

C. Riscuri

Pentru a obţine o imagine corectă asupra costurilor şi beneficiilor estimate, acestea trebuie corelate şi cu riscurile pe care le implică realizarea proiectului:67:

  • Riscul politic: schimbarea guvernului sau lipsa sprijinului politic la nivel ?alt. Rezultat potenţial: anularea tuturor beneficiilor prin reducerea bugetelor sau a personalului, abandonarea proiectului etc.
  • Riscul organizaţional: schimbările pot fi respinse chiar din interiorul organizaţiei. Rezultat potenţial: creşterea semnificativă a costurilor şi reducerea beneficiilor pentru instituţie.
  • Riscul neutilizării: datorită conexiunilor Internet inadecvate sau inexistente, a cunoştinţelor de operare a calculatorului, temeri legate de securitate sau confidenţialitate, lipsa unor mijloace de plată simple. Rezultat potenţial: reducerea semnificativă a tuturor beneficiilor.
  • Riscul tehnologic: progresul tehnologic rapid poate scurta mult viaţa unui astfel de proiect. Rezultat potenţial: creşterea costurilor pentru tehnologie.
  • Riscul furnizorilor: progresul rapid duce la modificări mari pe piaţa IT, put?d conduce la falimente sau fuziuni care să elimine anumiţi furnizori implicaţi ? proiect. Rezultat potenţial: creşterea costurilor de mentenanţă sau suport tehnic, creşterea duratei implementării, reducerea calităţii serviciilor.
  • Riscul de execuţie: imposibilitatea de a găsi oameni potriviţi sau finanţare, derularea lentă, depăşirea bugetului etc. Rezultat potenţial: creşterea costurilor şi duratei de implementare.

Recomandări

  1. Faceţi o analiză detaliată şi riguroasă:
    Pentru a putea determina valoarea reală a proiectului, acesta trebuie analizat ? detaliu. Partea de planificare devine esenţială, ?truc? oferă informaţiile necesare pentru evaluarea proiectului. Instituţia trebuie să stabilească obiective detaliate, repere ? timp şi criterii de succes pentru proiectele pe care le propune.
  2. Evaluaţi proiectul şi ? timpul implementării şi după finalizare:
    O asemenea abordare va permite ajustarea şi ?bunătăţirea ariilor ne-performante, ceea ce va conduce la creşterea şanselor de reuşită ale proiectului. Totodată, această evaluare va determina şi eficacitatea evaluării iniţiale, permiţ?d o planificare mai bună a proiectelor următoare. Este indicat să creaţi un grup de lucru pentru evaluare şi monitorizare (acesta poate fi compus din reprezentanţi ai tuturor celor vizaţi de proiect: guvern, comunitate, companii, experţi etc.)68
  3. Luaţi măsuri pentru a creşte impactul proiectului, cum ar fi:
    • Reducerea costurilor, prin:
      • Salt tehnologic ? alegeţi cele mai moderne şi mai complete soluţii: evitaţi rezolvările comode, de suprafaţă;
      • Concentrarea asupra acţiunilor care permit maximizarea impactului: oferiţi cele mai solicitate/folosite servicii şi am?aţi altele p?ă c?d utilizatorii sunt pregătiţi (există o serie de studii referitoare la modul de utilizare a Internetului de către cetăţeni); ?cepeţi cu servicii care se adresează companiilor mari ? majoritatea acestora au acces la internet şi permit realizarea unor economii mari (vezi succesul e-Licitaţie);
      • Contracte cu principalii ofertanţi de hardware şi software, prin care plata să se facă ? funcţie de rezultate, pentru a reduce investiţia iniţială şi riscul.
    • Creşterea impactului, prin:
      • Lărgirea grupului ţintă ? ? loc să alegeţi o anume categorie de beneficiari (ex. companiile), completaţi serviciul oferit, ? aşa fel ?c? să deserviţi şi alţi clienţi, beneficiind astfel de economii mari;
      • Stimularea utilizării Internetului şi a calculatorului ? puncte de acces public, telecentre, facilităţi pentru investiţiile firmelor care oferă servicii IT/Internet;
      • Dezvoltarea de noi servicii, realizarea de legături către alte servicii (chiar şi unele contra-cost, oferite de sectorul privat), pentru a extinde indirect oferta şi a obţine eventuale venituri suplimentare (trebuie avut ? vedere faptul că portalurile instituţiilor publice atrag ? general un număr foarte mare de utilizatori)

===========

65 Diana Burley Gant, Jon P. Gant, Craig L. Johnson , ?State Web Portals: Delivering and Financing E-Service?, Pricewaterhouse Coopers (Januarie 2002)
66 B. Keller, ?Is IT Worth It? Presenting the Public-Sector Business Case?, Februarie 2002 (TU-15-2568)
67 Riscurile prezentate mai jos sunt identificate de compania de consultanţă Gartner, Inc. ? lucrarea: B. Keller, ?Is IT Worth It? Presenting the Public-Sector Business Case?, Februarie 2002 (TU-15-2568)
68 Gartner: B. Keller, ?Developing Technology Impact Indicators in Seattle?, Decembrie 2001(Studii de caz: CS-14-8424)

Google
 
Web calculatoare.ingineri.ro