Utilizarea calculatoarelor Ghid pentru funcţionarii publici

3.3. Organizarea e-mail-ului

3.3.1. Gestionarea informaţiei

Tehnologia ajută oamenii să comunice mai uşor, mai repede, ? orice loc, dar poate fi ? acelaşi timp o sursă de stres datorată avalanşei de informaţii cu care suntem copleşiţi. Dacă primiţi 100 şi trimiteţi 20 de e-mail-uri zilnic, cantitatea de informaţie devine copleşitoare şi pare aproape imposibil să-i faceţi faţă. ? plus, o mare parte dintre aceste e-mail-uri sunt neimportante şi cu toate acestea ne răpesc o mare parte din timp, ajung?d chiar să pierdem 1-2 ore pe zi doar răspunz?d la e-mail-uri. ? acest caz, e-mail-ul, ? loc să ne ajute, ne opreşte din activităţile importante.

Cum putem gestiona e-mail-ul astfel ?c? să avem timp şi pentru celelalte activităţi zilnice? Un răspuns rapid ar fi: organizarea. Nu lăsaţi e-mail-urile să se adune ? Inbox. identificaţi rapid e-mail-urile importante şi decideţi cum trebuiesc procesate.

Organizare şi automatizare

Pentru ?ceput, trebuie să sortaţi e-mail-urile pe care le primiţi, astfel ?c? să le puteţi identifica pe cele importante şi pe cele la care trebuie să răspundeţi.

Inbox - reguli de bază:

1. ? Inbox nu trebuie să se găsească dec? e-mail-uri cu adresa dumneavoastră ? To:34 şi CC:.35 Dacă numele Dvs. este ?tr-unul din aceste două c?puri, ?seamnă că expeditorul a dorit să citiţi acest mesaj şi poate chiar să răspundeţi (mai ales dacă adresa Dvs. este ? c?pul To:).
2. Mesajele trebuie să fie sortate după priorităţi.
   ? ordine, veţi răspunde la mesajele primite de la:
   • Director, manager sau supervizor
   • Echipele şi proiectele la care lucraţi (trebuie să fiţi la curent cu evoluţia proiectelor şi să răspundeţi ? timp util la solicitările colegilor de echipă).
   • Alte persoane.

Suntem tentaţi să citim toate mesajele primite de pe listele de discuţii la care suntem abonaţi şi toate glumele primite de la prieteni. Este indicat să nu pierdeţi timp preţios cu acestea, sau măcar să am?aţi p?ă la sf?şitul zilei c?d aţi terminat lucrurile importante. Altfel riscaţi să ajungeţi la ora pr?zului şi să constataţi că nu aţi terminat de citit e-mail-urile. Din acest motiv, toate mesajele primite care nu corespund regulilor de mai sus nu au ce căuta ? Inbox şi astfel nu veţi fi tentaţi să le examinaţi.

Automatizarea sortării mesajelor
Programele de e-mail ne ajută la sortarea mesajelor folosind reguli sau filtre şi, respectiv, diverse variante de vizualizare pentru mesaje.

Reguli/filtre
Trebuie să ?cepeţi prin a crea o ierarhie de foldere pentru mesajele primite. Felul ? care construiţi ierarhia depinde de preferinţele fiecăruia. ? mod normal se creează un folder pentru fiecare proiect sau grup de persoane cu care corespondaţi şi c?e un folder pentru fiecare listă de discuţii (sau grup de liste cu tematică asemănătoare). Se creează de asemenea foldere ? care veţi muta mesajele pentru arhivare.
Trebuie create apoi regulile/filtrele pentru procesarea mesajelor. O astfel de regulă are următorul format:

Dacă <regulă> (ex:e-mail-ul a fost trimis către o anume listă de distribuţie)
Atunci mutare ? folderul <specificat> (ex: folderul creat pentru respectiva listă de distribuţie)
<Excepţie> (ex: dacă numele dumneavoastră este ? caseta To sau CC).

Vizualizare: culori şi etichete
Pentru a identifica mai rapid ordinea ? care trebuie să răspundeţi, unele programe de e-mail pot colora automat mesajele ? funcţie de anumite criterii (spre exemplu, cele primite de la manager cu roşu, mesajele din partea echipei cu albastru etc.). Astfel, puteţi observa dintr-o privire dacă aveţi ? Inbox mesaje importante sau dintr-o anumită categorie.
Mesajelor de poştă electronică li se poate ataşa o etichetă pentru urmărire, pentru a simplifica clasificarea şi găsirea lor ulterioară. Unele programe de e-mail permit chiar vizualizarea doar a unei categorii de e-mail-uri, cum ar fi cele care corespund unei anume etichete, sau cele necitite.

Procesarea e-mail-urilor

După citirea unui e-mail, aveţi 4 variante principale de procesare:

Acţiune	Descriere
Răspundeţi	Răspundeţi la mesaj imediat sau ? lăsaţi ? continuare ? Inbox pentru a răspunde mai t?ziu. După ce aţi răspuns, mutaţi mesajul folderul corespunzător.
Forward	Redirecţionaţi mesajul către alte persoane (dacă nu e problema dumneavoastră sau informaţiile ? interesează şi pe ei), după care mutaţi e-mail-ul din Inbox (la fel ca mai sus).
Salvaţi ? alt director	Salvaţi mesajul pentru referinţă ulterioară ? alt folder. Puteţi crea etichete pentru urmărirea/regăsirea ulterioară a mesajului, iar unele programe de e-mail pot să reamintească de acest mesaj la o anumită dată.
Ştergeţi	Ştergeţi mesajul, dacă nu este de interes.

C?d citiţi e-mail-ul?

Acest lucru depinde foarte mult de natura muncii:

• Dacă este critic să răspundeţi rapid la toate mesajele (de exemplu lucraţi la departamentul de relaţii cu publicul sau de suport tehnic) atunci probabil că programul de e-mail va rula tot timpul şi va trebui să citiţi şi să răspundeţi imediat la toate mesajele primite.
• Dacă activitatea dumneavoastră nu presupune răspunsuri imediate atunci, cel mai bine este să rezervaţi acestei activităţi o anumită perioadă a zilei (de exemplu la sf?şitul programului sau dimineaţa).

Căutarea mesajelor

Majoritatea programelor de e-mail actuale oferă facilităţi de căutare pentru a regăsi mesajele primite sau trimise anterior. Căutarea se poate face după diverse criterii: cuvinte cheie (din tot mesajul sau doar din c?pul de subiect), dată, importanţă, folosind etichetele (vezi mai sus) etc.

Foldere de căutare

Noile generaţii de programe de e-mail oferă o facilitate utilă pentru căutări frecvente. După realizarea unei căutări, rezultatele pot fi salvate sub forma unor foldere virtuale, numite ?foldere de căutare?, acestea put?d fi menţinute ?la zi?, prin actualizări automate. Astfel, atunci c?d se doreşte reluarea căutării se va apela direct folderul de căutare, care conţine deja e-mail-urile căutate.

Răspunsul automat (Autoresponder)

Acesta este de fapt o opţiune care furnizează instantaneu un răspuns automat, de fiecare dată c?d se primeşte un mesaj. Astfel, persoana care a trimis un e-mail la adresa respectivă va primi ? c?eva minute răspunsul automat pe care l-aţi creat ? autoresponder.

? acelaşi timp, dumneavoastră veţi primi un e-mail de confirmare ? care vor fi specificate:

• adresa solicitantului
• data şi ora la care a fost trimis mesajul
• alte informaţii introduse ? mesajul persoanei respective

?ainte de instalarea unui autoresponder trebuie luate ? considerare două aspecte:

1. Mesajul se va scrie folosind un editor text, ca de exemplu Windows Notepad sau Wordpad. Apoi, cu comenzile Copy şi Paste se va copia ? formularul setat iniţial.
2. ? mesajul pre-format trebuie să nu existe mai mult de 60-70 de caractere pe linie, pentru a evita liniile prea lungi şi a putea fi citit mai uşor.

Mesaje de eroare e-mail

Atunci c?d mesajul electronic nu poate fi distribuit, expeditorul primeşte un mesaj automat ? acest sens, mesaj care explică şi cauzele insuccesului. Exista trei motive obişnuite datorită cărora transmiterea poştei electronice eşuează:

• sistemul de poştă electronică nu poate găsi serverul destinatarului ? ?Host unknown? (acest lucru ?seamnă că domeniul din adresa destinatarului este inexistent);
• destinatarul nu este cunoscut de acel server ? ?Unknown user? (domeniul este corect, dar pe serverul respectiv nu se afla un utilizator cu numele specificat ? mesaj)36;

From: Mail Delivery Subsystem <MAILER-DAEMON@gov.ro>
To: <ion.popescu@primarie.ro>
Date: Sun, 9 Feb 2006 18:15:26 +0200
Subject: Returned mail: User unknown

• Programul poate găsi at? serverul c? şi destinatarul, dar nu poate transmite mesajul. Iată c?eva motive posibile:
  • reţeaua poate avea erori, făc?d imposibil contactul cu sistemul aflat la distanţă;
  • sistemul aflat la distanţă poate fi ?mort? (poate avea, de exemplu, probleme hardware);
  • sistemul aflat la distanţă poate fi greşit configurat.

Cu toate acestea, faptul că nu primiţi un mesaj de eroare nu ?seamnă obligatoriu că e-mail-ul a ajuns la destinatar. Este posibil să existe ?t?zieri ? transmiterea datelor sau datorită unor erori ? redactarea adresei destinatarului mesajul să ajungă la altcineva. De aceea este bine ca pentru mesajele importante să folosiţi opţiunea de confirmare de primire (care va indica faptul că mesajul a ajuns la serverul de e-mail al destinatarului) sau cea de confirmare de citire (prin care destinatarul confirma printr-un mesaj automat faptul că a citit e-mail-ul dumneavoastră)

3.3.2. Junk Mail şi evitarea sa

Junk Mail (poştă inutilă/nedorită) reprezintă at? mesajele spam (a se vedea mai jos), c? şi alte mesaje nedorite, indiferent de natura lor (de exemplu, mesaje prin care se ?cearcă răsp?direa de viruşi informatici ? a se vedea mai jos secţiunea ?Securitate?, subsecţiunea ?Viruşi?)

Spam şi junk mail

Termenul de Spam este utilizat la nivel mondial pentru a desemna o categorie aparte de Junk Mail ? mesajele electronice nesolicitate (de obicei av?d caracter comercial)37.

Principalele produse la care se face reclamă ? aceste mesaje sunt: site-uri pornografice, programe de calculator, produse medicamentoase, conturi de cărţi de credit ? majoritatea acestor mesaje sunt ? engleza şi pot fi menite sa ?şele consumatorul

De asemenea, spam-ul mai promovează lucruri cum ar fi jocuri piramidale şi false propuneri de afaceri, cele mai celebre fiind ?frauda nigeriană? (?Stimate domn, am nevoie de bani de la dumneavoastră pentru a putea scoate 2 milioane de dolari care se află ?tr-o bancă din Nigeria. ? schimbul ajutorului acordat, veţi primi 40% din aceşti bani?) şi ?loteria? (mesaj prin care sunteţi anunţat că aţi c?#351;tigat la loterie o sumă mare şi vi se cer diverse date personale pentru a putea ridica acea sumă).

Stoparea Junk Mail

Un prim sfat pentru a ne feri de spam şi de efectele sale este să nu răspundem la aceste solicitări pentru a nu confirma astfel adresa de poştă electronică (multe astfel de mesaje sunt trimise la adrese neverificate ? prealabil) şi să nu oferim date personale sau bani unor persoane necunoscute, oric? de tentante ar părea ofertele lor. Este de asemenea preferabil să nu deschidem ataşamentele mesajelor care par a fi ?spam? sau care provin din surse nesigure.

Programele de e-mail mai recente oferă diverse facilităţi pentru detectarea şi filtrarea mesajelor de tip ?junk mail?38. Aceste programe analizează e-mail-urile primite şi identifică mesajele cu mare probabilitate de a fi junk mail, permiţ?d apoi ştergerea lor sau mutarea ?tr-un folder separat.

? plus, se pot nominaliza expeditorii care trimit ? mod constant junk mail, pentru a bloca mesajele provenite de la ei. De asemenea, se poate alege afişarea doar a mesajelor provenite de la persoane cunoscute (acelea a căror adresa se regăseşte ? agenda de adrese a programului).

? cazul ? care programul de e-mail nu are această facilitate, se pot folosi terţe programe care să filtreze poşta electronică.

? ambele cazuri, este indicat să verificăm la c?eva zile folderul ? care au fost mutate mesajele ?junk mail?, pentru a recupera eventuale e-mail-uri care au fost greşit ?cadrate ? această categorie.

3.3.3. Arhivarea e-mail-urilor

Este indicat să păstrăm e-mail-urile importante şi mai ales cele oficiale (la fel ca şi scrisorile oficiale) pentru eventuale activităţi conexe sau pentru cazul ? care apar ne?ţelegeri ulterioare. Păstrarea acestora poate conduce la o acumulare de e-mail-uri care să ?greuneze munca sau chiar să ?cetinească programul de e-mail.

De aceea, este indicat ca e-mail-urile mai vechi, care nu sunt revizuite des, să fie arhivate separat de e-mail-urile curente. Majoritatea programelor de e-mail oferă funcţii dedicate pentru arhivarea şi regăsirea mesajelor.

Fişierele ce conţin arhive pot fi copiate şi pe un dispozitiv de stocare adiţional, pentru a avea o copie de siguranţă. ? funcţie de numărul de e-mail-uri arhivate şi de dimensiunea fişierului, acest dispozitiv poate fi o dischetă, un CD etc. (a se vedea mai jos subcapitolul ?Arhive şi copii de siguranţă? pentru detalii despre arhivare şi dispozitivele de stocare cele mai recomandate).

3.3.4. Reguli de utilizare a corespondenţei electronice

La fel cum există reguli de purtare a corespondenţei ? interiorul unei instituţii, poate fi creat şi un regulament de utilizare a mesajelor electronice ? corespondenţa de serviciu. Instituirea unei astfel de politici ?deplineşte două obiective:

1. Organizaţional: angajaţii sunt instruiţi cu privire la utilizarea adecvată a poştei electronice, ceea ce poate avea ca efect eficientizarea activităţii
2. Legal: conţinutul mesajelor electronice intră sub incidenţa legii la fel ca orice altă corespondenţă

De aceea este util pentru instituţii să introducă astfel de instrucţiuni care se pot referi, ?tre altele, la:

• structura mesajelor electronice (astfel cum este detaliată mai jos)
• desemnarea persoanelor care să primească copii ale mesajelor transmise (cc: şi bcc:)
• c?d şi cui i se redirecţionează anumite mesaje
• utilizarea confirmărilor de livrare/citire şi soluţionarea erorilor de livrare
• riscurile de securitate
• folosirea adresei de e-mail ? scop personal.

Termenul de răspuns

Poşta electronică este folosită ? general atunci c?d se doreşte un răspuns rapid. De aceea este indicat ca fiecare e-mail să primească un răspuns ? termen de două zile lucrătoare. Dacă răspunsul presupune o documentare mai amănunţită, o soluţie convenabilă este expedierea unui mesaj standard prin care ?cunoştinţaţi expeditorul de primirea mesajului şi ? comunicaţi termenul ? care va primi răspunsul detaliat.

Trebuie subliniat de asemenea că Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public prevede şi forma electronică drept modalitate de solicitare şi obţinere a acestor informaţii, iar termenele de răspuns sunt aceleaşi ca şi pentru solicitările clasice, respectiv 10 zile sau cel mult 30 de zile de la ?registrarea solicitării, ? funcţie de dificultatea, complexitatea, volumul lucrărilor şi urgenţa solicitării.

3.3.5. Recomandări utile pentru corespondenţa prin e-mail

Este vorba de aspecte care nu sunt obligatorii, sau nu sunt soluţii la probleme de utilizare a e-mail-ului ? sine, dar prin folosirea lor se c?#351;tigă timp, iar scrierea mesajelor va fi mai simplă:

Destinatarul

• Trimiteţi mesajul potrivit la adresa potrivită. ?ainte de a trimite un mesaj, alegeţi cu atenţie adresa de destinaţie. Nu trimiteţi la adrese colective (care includ mai mulţi destinatari) mesaje destinate unuia singur dintre ei, ci scrieţi-i pe adresa personală. Dacă, dimpotrivă, răspunsul ? vizează pe toţi destinatarii mesajului iniţial, atunci transmiteţi mesajul către toate adresele vizate. C?d scrieţi unei instituţii care are mai multe adrese de contact publice, asiguraţi-vă că, dintre adresele de e-mail ale instituţiei respective, adresa la care trimiteţi un mesaj este cea mai indicată pentru problema pe care o ridicaţi ? mesaj. ? felul acesta nu-i veţi deranja pe alţii cu mesajul dumneavoastră şi mesajul va ajunge mai sigur la destinaţie. Folosiţi c?pul cc: numai atunci c?d destinatarul trecut aici ştie motivul pentru care primeşte copia mesajului.
• Evitaţi sa trimiteţi mesaje nesolicitate. ? a se vedea mai sus secţiunea dedicată fenomenului spam
• Evitaţi redirecţionarea mesajelor nerelevante. Nu trimiteţi mai departe ?scrisorile ? lanţ? (?chain-letters?), chiar dacă avertizează asupra unor viruşi periculoşi sau fac apeluri umanitare ori promit ?bogăţirea, mai ales dacă aceste mesaje conţin şi ataşamente. Majoritatea acestor mesaje intră ? categoria de ?hoax? (mesaje de dezinformare). ?truc? este foarte greu de aflat dacă informaţia este reală sau nu cel mai sigur este să ştergeţi mesajul respectiv.

Subiectul

• Găsiţi un subiect adecvat ? daţi mesajului o denumire care să fie semnificativă at? pentru dumneavoastră c? şi pentru destinatar
• Gestionaţi adecvat importanţa mesajelor. Nu folosiţi ? exces opţiunea ?high priority? sau atenţionarea de ?urgent? sau ?important? ? cadrul subiectului, pentru că riscaţi să pierdeţi valoarea acestor opţiuni atunci c?d veţi avea nevoie ? mod real de ele.

Cuprinsul

• Stabiliţi de la ?ceput formatul mesajului: culorile pentru fundal, mărimea şi culorile textului, sau - dacă nu vreţi prezentări speciale ale mesajului, alegeţi formatul text. ? orice caz, formatele selectate trebuie să fie adecvate pentru textul scris. Alegeţi un format adecvat care să poată fi vizualizat cu uşurinţă de toţi utilizatorii (ex. html, rich text nu poate fi văzut de toţi). Evitaţi să aranjaţi textul ? timp ce ? compuneţi ? pentru economie de timp. Lăsaţi această operaţie pentru faza finală, după ce aţi scris tot textul.
• Plasaţi adecvat răspunsurile dumneavoastră printre pasajele citate. Este bine să citaţi din mesajul primit pentru a-l ajuta pe destinatar să facă mai uşor legătura cu mesajul lui precedent. Cea mai indicată metodă este intercalarea răspunsului printre paragrafele din mesajul citat, astfel ?c? corespondentul va vedea imediat la care frază din mesajul său vă referiţi:

Stimate(ă) Domn/Doamnă,

Referitor la cererea dvs. vă comunicăm următoarele:

> Doresc sa aflu dacă autoturismul Oltcit cu numărul XXXXX a fost radiat din circulaţie sau nu

Primăria Capitalei nu deţine această informaţie.

> şi unde mă pot adresa pentru a obţine un certificat ? acest sens.

Vă rugăm să vă adresaţi la Brigada de Poliţie Rutieră din str. Logofat Udrişte Năsturel, nr.9-15, sector 3.

Cu stimă,

Ion Popescu ? Biroul de relaţii publice

• Răspundeţi tuturor ?trebărilor adresate ? Dacă nu răspundeţi tuturor ?trebărilor din mesajul adresat, veţi primi ? continuare alte mesaje referitoare la chestiunile rămase nelămurite, ceea ce consumă at? timpul dumneavoastră c? şi cel al corespondentului, şi poate crea totodată nemulţumiri. Puteţi pre?t?pina astfel de situaţii prin răspunsuri clare şi complete inclusiv la ?trebări ce pot fi anticipate datorită legăturii str?se cu subiectul ? cauză.
• Evitaţi frazele lungi. Folosiţi paragrafe scurte şi spaţii ?tre paragrafe, structuraţi ideile sau enumerările prin marcatori şi numerotări. ?cercaţi să nu construiţi fraze mai lungi de 15-20 de cuvinte şi mesaje mai lungi de 5-6 paragrafe. Corespondenţa prin e-mail este destinată unei comunicări rapide, ceea ce determină un stil de redactare diferit de cel al scrisorilor clasice.
• Nu copiaţi dintr-un mesaj sau alt document fără permisiune. Pe l?gă faptul că este nepoliticos să faceţi publică o comunicare adresată exclusiv dumneavoastră, poate exista riscul să ?călcaţi prevederi ale legislaţiei privind dreptul de autor ? cazul ? care nu cereţi ? prealabil permisiunea pentru reproducerea textului respectiv.
• Nu transmiteţi informaţii confidenţiale. Comunicarea prin e-mail este similară oricărei comunicări efectuate prin alte mijloace, astfel ?c? sunt aplicabile regulile referitoare la confidenţialitate. De asemenea, este util să inseraţi la sf?şitul mesajelor o notă prin care să specificaţi natura şi răspunderea pentru conţinutul mesajului.
• Evitaţi sa scrieţi tot textul numai cu majuscule. Pe Internet, scrierea unui cuv?t numai cu litere mari este interpretată ca o scoatere ? evidenţă a cuv?tului, dar dacă scrieţi un text ?treg aşa, este ca şi cum aţi striga. Este iritant pentru majoritatea utilizatorilor, deci scrieţi normal textul, chiar dacă sunteţi grăbit.

Semnătura

• Pregătiţi-vă o semnătura completă. Puteţi c?#351;tiga timp dacă vă definiţi o semnătura pe care să o ataşaţi rapid la mesaj. C?d adăugaţi semnătura la un mesaj, ea va fi introdusa acolo unde se găseşte cursorul. Dacă nu vreţi ca destinatarul sa primească toate datele din semnătura, puteţi şterge pe loc din ele, dar oricum folosirea semnăturii predefinite vă scuteşte de scrierea aceloraşi date la fiecare mesaj. Semnătura este echivalentul unui antet la o scrisoare. Ea trebuie sa fie scurtă şi să nu includă date confidenţiale:

Model de semnătură:
================ <=O bară de separare , faţă de textul mesajului;
Ion Popescu
Director Executiv - Biroul Relaţii Publice
Primăria Municipiului Bucureşti
Bd. Regina Elisabeta nr. 47 sector 5
Tel. 305.55.00
e-mail: ion.popescu@pmb.ro
================ <=O bară de ?cheiere a semnăturii .

Ataşamentele

• Ataşaţi de la ?ceput fişierele pe care vreţi sa le trimiteţi odată cu mesajul. ? felul acesta vă asiguraţi ca nu veţi uita să le ataşaţi la sf?şitul compunerii mesajului.
• Nu abuzaţi trimiţ?d mesaje mari. Chiar dacă destinatarul poate primi uşor mesaje mari, acestea pot provoca dificultăţi (congestii de trafic) atunci c?d trec prin servere mai aglomerate sau cu performanţe mai slabe.
• Comprimaţi fişierele ?tr-un singur document arhivat. Dacă trebuie să ataşaţi mai multe fişiere este util să le arhivaţi intr-un singur document, folosind utilitare de arhivare cum ar fi WinZip, WinRAR, etc.
• Nu transmiteţi ataşamente executabile. ? general ataşamentele cu extensia .exe conţin viruşi şi de aceea sunt şterse automat de server. Dacă este absolut necesar să trimiteţi astfel de programe ca ataşament este bine să avertizaţi ? prealabil destinatarul, pentru a fi sigur că mesajul este trimis ?tr-adevăr de dumneavoastră şi este ?curat?

Reguli ? listele de discuţii*

• Nu trimiteţi mesaje publicitare pe listă sau care nu se ?cadrează ? subiectul propus iniţial
• Nu utilizaţi adresele de e-mail aflate ca urmare a subscrierii la aceasta listă ? scopuri comerciale sau ca sa enervaţi o altă persoană
• Dacă deveniţi membru al unei liste folosiţi o săptăm?ă sau două pentru a urmări discuţiile, tonul folosit şi abia apoi interveniţi dacă credeţi că aveţi ceva de spus
• Evitaţi conversaţiile agresive şi discuţiile ? contradictoriu dacă scapă de sub control, ?truc? acestea sunt dezagreabile şi pentru ceilalţi participanţi la discuţii.
• Urmaţi indicaţiile care de obicei sunt primite o data cu ?scrierea pe listă
• ?ainte de a trimite un mesaj g?diţi-va că el va ajunge la TOŢI membrii. Verificaţi cu atenţie adresa la care este trimis! De multe ori dacă se trimite un răspuns la un mesaj de pe o lista de discuţii, acesta va merge la toată lista şi nu numai la persoana care l-a trimis.
• Nu citaţi din mesajul la care răspundeţi dec? ceea ce este necesar pentru identificare
• ? momentul ? care nu mai doriţi să primiţi mesaje de pe listă folosiţi adresa prin care puteţi părăsi grupul imediat şi pe care de obicei o găsiţi fie pe pagina grupului, ? mesajul de ?t?pinare fie ? partea de jos al oricărui mesaj primit de pe lista de discuţii.

* pentru o prezentare mai detaliată a listelor de discuţii v. cap. 2.2.7. Listele de discuţii

==========

34 To: şi CC: reprezintă c?purile cu adresa destinatarilor principali (TO) şi respectiv a destinatarilor secundari (CC), cărora li se trimite o copie a mesajului.
35 Primul lucru care-l vedem c?d deschidem programul de e-mail este Inbox-ul. Prin natura umană, ochii noştri se vor opri asupra primului mesaj din Inbox. Vom fi tentaţi să-l citim, chiar dacă acesta este unul neimportant. Astfel vom pierde vremea cu mesaje pe care am putea să le citim mai t?ziu (de exemplu mesajele primite pe liste de distribuţie) sau chiar să le ignorăm.
36 ? ultima vreme au apărut o serie de viruşi care simulează mesajele de eroare de acest fel, cer?d utilizatorului să deschidă fişierul ataşat, pentru detalii. Nu deschideţi ataşamentele acestor emailuri!
37 Din ce ? ce mai multe state consideră acestă trimitere ? sine o practicăSigurş ai grija de bebe neacceptată. ? Rom?ia, Legea comerţului electronic, nr. 365/2002, prevede ? alin. 1 al art. 6 că efectuarea de comunicări comerciale prin poşta electronică este interzisă, cu excepţia cazului ? care destinatarul şi-a exprimat ? prealabil consimţăm?tul expres pentru a primi asemenea comunicări.
38 Există şi programe care se pot instala pe serverul instituţiei, bloc?d astfel junk mail-ul ?ainte ca acesta să ajungă la utilizator.

	Web calculatoare.ingineri.ro