Organizarea şi fluxul documentelor
3.1. Organizarea şi fluxul documentelor
Administrarea documentelor salvate ? calculator este similară administrării documentelor pe h?tie ? documentele electronice pot fi organizate de asemenea ? dosare şi apoi stocate ? anumite locaţii. ? cazul ? care organizarea este deficitară, documentele se pot pierde ? la fel ca şi h?tiile.
De aceea este bine să luaţi ? considerare următoarele sfaturi, indiferent dacă salvaţi documentele ? calculatorul dumneavoastră (pe hard-disk) sau ? reţea28.
3.1.1. Sfaturi utile
Folosiţi un sistem coerent de administrare şi denumire a fişierelor29. Astfel veţi găsi uşor documentele de care aveţi nevoie, atunci c?d aveţi nevoie. Evitaţi structurile prea stufoase ? dacă aveţi nevoie să creaţi multe fişiere ?tr-un director şi nu le puteţi vedea pe toate, ordonaţi-le alfabetic.
Salvaţi separat fişierele cu documente şi fişierele cu programe! Astfel evitaţi să ştergeţi din greşeală documente atunci c?d instalaţi sau actualizaţi programe.
2. Folosiţi denumiri scurte şi concise ? care vă ajută la vizualizarea ?tregii denumiri şi la o navigare mai uşoară ? sistemul de fişiere, cum ar fi abrevieri sau denumiri comune. O altă metodă de a regăsi mai repede documentele este introducerea datei ? denumire.
3. Separaţi lucrările ? curs de cele terminate. Astfel reduceţi numărul de fişiere ? care căutaţi un anumit document, precum şi cantitatea de date pe care să o arhivaţi. Este util ca lunar să mutaţi documentele şi fişierele cu care nu mai lucraţi ? mod curent ? altă locaţie sau să le arhivaţi.
Fiţi selectivi ? salvarea fişierelor! Nu salvaţi documente inutile (de ex. nu toate mesajele e-mail trebuie salvate).
4. Creaţi ?scurtături?. Dacă aveţi nevoie să accesaţi acelaşi document din locaţii/dosare diferite, ? loc să creaţi copii ale aceluiaşi document puteţi crea o legătură directă către acesta. Pentru a accesa imediat un anumit dosar puteţi crea o legătură directă către acesta pe desktop.
Pentru a găsi un document la care aţi lucrat recent puteţi folosi directorul de documente recente din meniul start (My Recent Documents).
3.1.2. Distribuirea informaţiilor
? lucrul cu documentele, este important să avem mereu ? vedere gradul de confidenţialitate al a acestora. Astfel, documentele publice trebuie să fie astfel distribuite/publicate ?c? să devină accesibile tuturor cetăţenilor, ?să documentele confidenţiale trebuie stocate ? aşa fel ?c? să nu poată fi accesate de către persoanele neavizate.
O atenţie deosebită trebuie acordată informaţiilor confidenţiale distribuite ? format electronic, ?truc? acestea pot fi uşor multiplicate sau distribuite mai departe de către terţe persoane ? este de preferat să se precizeze clar şi direct natura confidenţială a acestor documente pentru toţi destinatarii sau utilizatorii. Mesajele importante pot fi chiar criptate, dacă este cazul, iar documentele pot fi păstrate ? foldere sau arhive protejate cu parolă, sau care pot fi accesate doar cu utilizarea unui eToken30.
3.1.3. Regăsirea informaţiilor
At? ? cazul fluxului de documente pe h?tie c? şi ? cazul celor electronice, este important să păstrăm referinţe despre autorii lor, expeditorii sau destinatarii cărora le-au fost trimise. Astfel, va fi ?totdeauna uşor de aflat de unde provin anumite informaţii sau documente, respectiv cine a fost informat despre anumite schimbări31.
=============
28 Este recomandat ca ? fiecare instituţie să existe un set de reguli pentru
managementul documentelor. Există numeroase aplicaţii care pot fi utile ? acest
sens, permiţ?d stocarea eficientă, organizarea şi regăsirea rapidă a
documentelor ? aspecte esenţiale pentru orice organizaţie care prelucrează un
volum mare de informaţii.
29 Este indicat să folosiţi denumiri relevante pentru conţinutul dosarelor (folderelor)
şi să menţineţi acelaşi sistem de salvare a documentelor pentru a le găsi mai
uşor (ex. ?Adrese?, ?Rapoarte?, etc.)
30 Mic dispozitiv hardware pe care utilizatorul ? poartă asupra sa şi care este
necesar pentru accesarea anumitor fişiere/aplicaţii, asemenea unei parole.
31 Dacă acest lucru este realizat practic automat ? cazul corespondenţei
transmise prin e-mail, pentru scrisori şi documente este necesar să păstrăm o
evidenţă specială, similară celei a programului e-mail.